Adjoint chef du service état civil & cimetières - officier d'état civil (h/f)

🧑‍💼 Accueil, information et accompagnement des usagers
- Accueillir, orienter et renseigner le public sur les démarches d'état civil et funéraires
- Apporter un niveau précis de renseignements aux différents interlocuteurs ; apaiser les tensions éventuelles et solutionner les réclamations des usagers
- Garantir une qualité d'accueil physique et téléphonique, dans le respect de la confidentialité et des délais réglementaires
- Enregistrer et transmettre les messages en récoltant les informations essentielles ; orienter vos interlocuteurs vers les services compétents le cas échéant

📋 Traitement administratif des actes et dossiers
- Instruire et établir les actes de naissance, de décès et de concessions funéraires, ainsi que les formalités postérieures (déclarations, notifications, mentions)
- Prendre en charge la régie funéraire, son suivi et son contrôle
- Traiter et suivre les dossiers de mariages, PACS, baptêmes républicains, y compris les démarches associées (convocations, enregistrements, cérémonies)
- Traiter les demandes de changement de prénom ou de nom de famille (majeurs et mineurs) conformément à la réglementation en vigueur
- Rédiger les actes, assurer leur enregistrement, leur transmission et leur archivage (missions de greffe)

👥 Encadrement intermédiaire et coordination
- Assurer le pilotage opérationnel d'une équipe de proximité (organisation du travail, appui technique, suivi des plannings)
- Veiller à la continuité de service et à la répartition équitable des tâches
- Préparer et coanimer les réunions de service ; rédiger les projets de comptes rendus
- Tenir à jour un suivi de l'activité dans une logique d'amélioration continue (statistiques, indicateurs de suivi) pour permettre la mise en place d'actions correctives le cas échéant
- Faire évoluer, en vous appuyant sur votre expertise métier, certaines pratiques et mettre en place les outils de gestion nécessaires au suivi et à l'optimisation des pratiques
- Relayer les données RH de la cellule : congés, demandes de formation, etc.
- Accueillir et suivre les dispositifs d'intégration d'agent nouvellement recruté ou stagiaire
- Prendre part à la formation interne et à la montée en compétence des agents
- Assurer une veille juridique dans les domaines de l'état civil et du funéraire et favoriser l'harmonisation des procédures de travail
- Être force de proposition pour l'amélioration des procédures et l'optimisation des outils de gestion\n\n- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ainsi que des usages et procédures administratives
- Connaissance de la réglementation applicable au droit civil : savoir utiliser les différentes réglementations en la matière (dont le Code Civil), les lire et les interpréter si besoin, appliquer les procédures de rédaction des actes d'état civil
- Connaissance de la législation et réglementation funéraire
- Connaissance relative à l'Instruction Générale Relative à l'État Civil (IGREC) et aux formalités administratives
- Aptitudes managériales avérées, sens de l'écoute et diplomatie
- Maitrise des techniques de gestion et d'organisation de l'activité (tableaux de bord, gestion des flux)
- Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Outlook, Internet)
- Aisance relationnelle, sens de l'écoute et diplomatie
- Capacités d'adaptation à des situations complexes, d'urgences ou de crise
- Dynamique et réactif, vous êtes doté d'un bon sens de l'organisation et de grandes qualités relationnelles
- Autonome et rigoureux, vous savez prioriser et respecter les délais. Discret et diplomate, vous avez le sens du travail en équipe\n\nTemps de travail
- 36h09 hebdomadaires du lundi au vendredi :
▻ Plages horaires fixes : de 09h00 à 11h30 & de 14h15 à 16h45
▻ Plages horaires variables : de 07h45 à 19h00
- 27 CA + 2 RTT libres / an + 1 RTT fixe / quinzaine ou ½ / semaine
- Télétravail possible
Rémunération
- Statutaire et régime indemnitaire (RIFSEEP)
- Sujétion Officier État Civil
- Primes annuelles : 13ème mois, CIA
Avantages
- Participation de la collectivité aux frais liés :
▻ aux transports en commun (75%)
▻ à la couverture mutuelle et prévoyance (suivant le contrat choisi)
- Amicale du personnel
- Adhésion PLURÉLYA : accès à une offre de prestations d'actions sociales et culturelles de qualité (vacances, loisirs, grands événements, scolarité, aides financières, ...)
La Ville de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances ! Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.