Secrétaire – assistant(e) au service des ressources humaines

Groupe RIFSEEP : 2


Vos activités principales : Sous l’autorité du chef du service des Ressources Humaines du Secrétariat Général Commun (SGC), le (la) secrétaire-assistant·e assure les tâches polyvalentes d’assistant pour le chef de service ainsi pour les chefs de bureau et pôle. Il (elle) est également chargé·e de :


- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes


- Prendre en charge des aspects logistiques (gestion des fournitures de bureau…) et des moyens matériels du service


- Gérer la planification de l’agenda du chef de service et de son adjointe, contrôler les échéances- gérer le courrier reçu, le tri et la distribution


- Assurer le suivi des parapheurs : mise à la signature, copie, notification


- Rédiger et mettre en forme des documents divers (courriers, mails, compte rendus, notes ...) et les diffuser


- Gérer l’organisation logistique et matérielle des réunions et déplacements du service


- Suivre et archiver les courriers ou autres documents


- Assurer le secrétariat des instances de dialogue social (convocation, rédaction compte rendu etc.)


- Traiter des dossiers ponctuels confiés par le chef de service et son adjointe


- Organiser les recrutements du service RH (convocation, préparation des dossiers pour le jury, etc.)


- Préparer les dossiers arrivés


- Référent AEL


- Assurer le secrétariat de direction en l’absence de l’assistante de direction


Votre environnement professionnel :


Le secrétariat général commun (SGC) est un service déconcentré de l’État à vocation interministérielle relevant du ministère de l’Intérieur. Il exerce ses missions sous l’autorité du préfet et sous l’autorité fonctionnelle des directeurs départementaux interministériels et du secrétaire général de la préfecture, au bénéfice des services de la préfecture et des directions départementales interministérielles, dans les conditions fixées par des contrats de services qui feront l’objet d’une évaluation au moins annuelle.


Le SGC assure, au bénéfice de la préfecture de département et des directions déconcentrées (DEALM, DEETS, DAAF, DAC), la gestion des fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d’achat public, d’affaires immobilières, de systèmes d’information et de communication, de logistique, de ressources humaines, de relation avec la médecine de prévention et de mise en œuvre des politiques d’action sociale.


· Activités du service


Le service des ressources humaines du SGC est chargé, pour tous les services de l’État à Mayotte relevant du périmètre RéATE (préfecture, DEALM, DAAF, DEETS…), de mettre en œuvre toutes les procédures de gestion administrative individuelles et collectives (recrutement, promotion, retraite, gestion de carrière, des absences, entretiens professionnels…), du traitement de la paie et indemnités, de la formation, de l’organisation des concours et des dispositifs sociaux des agents de l’État (fonctionnaire, contractuel, apprenti, stagiaire, volontaires au service civique…).