L'Assistant(e) administratif(ve) assiste l'Adjointe de Direction et optimise les processus de gestion administrative et opérationnelle des ressources humaines. Poste à pourvoir immédiatement.
MISSIONS PRINCIPALES
1. Gestion des Ressources Humaines
- Réaliser le suivi administratif de la gestion du personnel (contrats, absences, visites médicales, déclarations aux organismes sociaux, etc.)
- Participer au processus de recrutement, de la publication des offres d'emploi à l'intégration des nouveaux employés
- Vérifier et calcule les heures effectuées par chaque Femme de chambre/valet de chambre et tenir un tableau de suivi rigoureux. Mise à jour hebdomadaire des tableaux de suivi RH (heures et congés).
- Gérer et afficher les plannings hebdomadaires, l'attribution des congés payés et des jours fériés pour l'ensemble de l'équipe avec un suivi des jours de récupération en collaboration avec l'Adjointe de Direction.
- Mettre à jour les dossiers individuels des salariés dans notre logiciel Combo (changement de situation, évolution de carrière, etc.)
2. Organisation et Contrôle
- Trier, distribuer, affranchir, enregistrer les factures, courriers et s'occuper de la gestion des messages électroniques,
- Rédiger et mettre en forme les documents, les faire suivre et les ranger,
- Scanner l'ensemble des factures mensuelles et les déposer sur le portail comptable
3. Hygiène, Sécurité et Stocks
- Maîtriser et appliquer les règles d'hygiène et de sécurité (HACCP/CHR) et se tenir informée de leurs évolutions institutionnelles pour les appliquer et les afficher à l'Habitation Grande Anse.
- Vérifier l'état des stocks de produits d'entretien et consommables. Anticiper les ruptures et remonter les besoins d'achats.
4. Accueil et Réception
- Accueillir les visiteurs, fournisseurs, les diriger, noter les messages et planifier les rendez-vous,
- Participer au check in et check out en soutien et renfort de la réception clients
COMPÉTENCES ET OUTILS
Maîtrise Informatique & Administrative
- Bureautique : Maîtrise et utilisation courante de Word (rédaction de rapports) et Excel (tableaux de suivi, calculs d'heures, indicateurs).
- Navigation : Savoir utiliser toutes les fonctions d'un ordinateur de bureau et effectuer des recherches de veille réglementaire.
- Logiciels Métiers : Connaissance de Misterbooking (PMS) et Combo (gestion de planning/RH) serait un plus
QUALITÉS REQUISES
- Rigueur et Organisation : Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément en respectant les délais.
- Maîtrise rédactionnelle : avoir une capacité de syntaxe et ne pas faire de fautes d'orthographe
- Diplomatie et Leadership : Savoir se faire respecter tout en maintenant une cohésion d'équipe.
- Excellence Relationnelle : Présentation irréprochable, courtoisie et gestion du stress face aux salariés
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