Assistant de direction h/f

LogiRys, dédiée aux logements spécifiques, est une société du Groupe Polylogis, acteur majeur du logement social en France et fier de son indépendance. Il remplit, depuis près de 60 ans, sa mission d'intérêt public à savoir offrir un logement de qualité pour tous Le Groupe réunit tous les savoir-faire pour penser, aménager, renouveler la ville et ses quartiers. Nos activités au service du bien loger : logements familiaux, logements spécifiques, administration de biens, promotion immobilière, aménagement. A travers ses 17 sociétés, le Groupe Polylogis est présent dans près de 500 communes au sein de 6 régions françaises (Île-de-France, Normandie, Centre-Val-de-Loire, Pays de-la-Loire, Nouvelle-Aquitaine, Occitanie), gère un patrimoine de 160 000 logements et loge près de 190 000 personnes. du Groupe Polylogis, acteur majeur du logement social en France et fier de son indépendance.

Description du poste et Missions

L'assistant(e) de direction intervient en support de l'activité du directeur général afin de lui faciliter le travail sur les aspects opérationnels. 

Il/Elle prend en charge l'organisation quotidienne et le traitement de différents dossiers tout en assurant l'interface entre le cadre dirigeant et son réseau d'interlocuteurs.

Il/Elle assure en complément des tâches polyvalentes liées à la gestion propriétaire du patrimoine des résidences spécifiques : suivi du quittancement, facturation des charges de copropriété et des taxes diverses, suivi de la facturation des opérations de travaux amortissables, reporting divers, etc.

MISSIONS : 

Prendre en charge l'organisation et le secrétariat au quotidien

• Traiter le courrier (réception, transmission et suivi)
• Gérer le ou les agenda(s) et qualifier les appels (filtrage, etc.)
• Préparer les réunions (convocations, ordre du jour)
• Organiser les déplacements (en France principalement)
• Rédiger les notes, les rapports, les comptes rendus de réunions
• Saisir et assurer le suivi des budgets
• Classer et archiver les documents, les dossiers
• Traiter et mettre en règlement les factures liées au fonctionnement administratif

Assurer la communication et l'interface entre le cadre dirigeant et son réseau d'interlocuteurs internes ou externes

Préparer en amont les rendez-vous, réunions, instances, et/ou gérer complétement certains dossiers spécifiques 

• Collecter les informations, les trier et les organiser, préparer les dossiers (réunions, commissions, conseil d'administration, assemblée générale, etc.)
• Assurer le montage et le suivi des dossiers confiés

Effectuer un suivi dans le cadre d'un reporting 

• Elaborer, mettre à jour des tableaux de bord et bases de données, internes et externes
• Suivre les budgets de la direction, assurer le suivi de la facturation des charges de copropriété
• Participer à l'élaboration des différents rapports annuels, trimestriels

Effectuer le suivi du quittancement des résidences spécifiques

• Assurer le suivi du quittancement, des impayés et du pré-contentieux
• Traiter la refacturation des assurances, de la TFPB et autres taxes

Assurer le suivi de la facturation des opérations de travaux amortissables via le logiciel Tégia

• Procéder à l'enregistrement des factures, à leur répartition sur les différents postes, et au suivi de la facturation
• Veiller au respect des délais de paiement des fournisseurs

Profil recherché

FORMATION : 

Bac +2 à Bac +3/4 et/ou expérience significative dans la profession

COMPETENCES TECHNIQUES :

Maîtrise des outils bureautiques courants (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, etc.), notions et intérêt pour l'IA

Niveau d'orthographe parfait et qualités rédactionnelles

COMPETENCES SOCIALES ET RELATIONNELLES : 

Polyvalence, autonomie, prise d'initiative, adaptabilité, résistance au stress, discrétion, confidentialité, loyauté, esprit d'analyse, rigueur de gestion, sens de l'organisation, qualités relationnelles (écoute, sens du contact), capacité à travailler en équipe.

Informations utiles

Prime de 13eme mois
Prime de fin d'année
Prime vacances
Primes d'intéressement

Remboursement transport 75%
Mutuelle d'entreprise
CSE
RTT

Télétravail…