Secrétaire médico-social (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Secrétariat médical et social :
• Accueil physique et téléphonique des agents de l'Université et des partenaires extérieurs
• Planification des visites et des entretiens médicaux
• Aide à la planification des entretiens de l'assistante du service social
• Gestion des dossiers médicaux
• Transmission des fiches de visite
• Prise des messages
• Rédaction des comptes-rendus des réunions
• Suivi de projets
• Participation à l'organisation et à la réalisation des examens complémentaires (visiotest, audiogramme)

Gestion administrative des PIM et PASUA :
• Création et mise à jour des FUA de prestations sociales
• Traitement des demandes de prestations sociales des agents
• Envoi d'un mail aux agents pour les informer du montant de l'aide versée.
• Organisation du suivi des dossiers de prestations sociales : création d'un répertoire par agent, par année et par type de prestations, pour réaliser un suivi budgétaire et un bilan d'activité

Gestion des conventions CHU/UA et CROUS/UA et des autres partenaires pour la restauration des personnels (PIM) :
• Anticipation du renouvellement des conventions, en faisant le lien avec les interlocuteurs internes UA et les interlocuteurs externes
• Actualisation des conventions et préparation des avenants si nécessaire

Soutien technique et matériel dans l'organisation des actions collectives :
• Organisation de la communication de l'évènement avec le service communication
• Création des FUA pour les inscriptions et suivi des inscriptions
• Préparation des bons de commande si intervenant extérieur en lien avec le gestionnaire financier de l'agence comptable
• Établissement d'un état de service fait

Gestion du calendrier des commissions sociales de secours et de prêt et des commissions sociales plénières :
• Fixation des dates de réunions pour la commission sociale de secours et de prêt ( 1 réunion / mois ou tous les 2 mois) : lien avec les assistantes du cabinet, DRH, agence comptable
• Création de la réunion sur Teams
• Après la commission sociale, rédaction des bordereaux de décision et envoi de l'arrêté au VP pour signature
• Transmission du bordereau à l'agence comptable pour paiement
• Fixation des dates de réunions en présentiel pour la commission sociale plénière
• Envoi des invitations, préparation de la feuille d'émargement et rédaction du compte-rendu

Communication sur les offres de la Section Régionale Interministérielle d'Action Sociales ( logement, action parentalité, loisirs ) :
• Préparation de la communication et lien avec le service communication pour diffusion aux agents

PROFIL RECHERCHÉ :

Savoirs :
• Environnement professionnel
• Connaissances générales en méthodes de gestion et de suivi
• Techniques de présentation écrite et orale

Savoir-faire :
• Utiliser les outils bureautiques
• Structurer son travail
• Transmettre des informations
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité/au domaine

Savoir-être :
• Sens de la confidentialité
• Aptitude à porter les valeurs de la structure
• Rigueur/Fiabilité
• Sens relationnel
• Maîtrise de soi
• Respect du secret médical
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Poste ouvert aux contractuels uniquement
Catégorie/corps : B/TECHNICIEN·NE
Type de contrat et durée : CDD de 16 mois jusqu'au 31/12/2027
Date de prise de poste souhaitée : 01/09/2026
Rémunération brute mensuelle : 1867€
Quotité de travail : 100%
Date limite de candidature : Le 21 juin à 10h00. Les entretiens auront lieu la première quinzaine de juillet
Modalités de recrutement : CV et lettre de motivation obligatoires. Nous ne pourrons pas étudier votre candidature si nous n'avons pas ces deux documents.
Avantages liés au poste :
• 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de votre date d'arrivée)
• Télétravail possible selon nécessités et organisation du service
• Prise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en commun
• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels
• Possibilité de parking du personnel
• Parcours d'accueil et formations