Référence CSP: O045251/113001281
Sous l'autorité du Secrétaire Général, vous serez chargé(e) de missions administratives variées, incluant le secrétariat, l'accueil physique et téléphonique du public, la gestion des actes d'état civil ainsi que l'accueil et le service aux clients de l'Agence Postale Communale.
Missions :
- Accueil du public et standard
- Information et orientation du public
- Travaux de bureautique et gestion administrative
- Gestion d'actes simples d'état civil
- Services à la population
- Suivi des demandes des administrés
- Classement et archivage
- Secrétariat
Activités et tâches relatives au poste :
- Accueil et standard : assurer la gestion du standard téléphonique, la réception des appels et l'orientation du public vers les services compétents.
- Gestion du courrier et de l'information : réceptionner, enregistrer et diffuser le courrier entrant et sortant (papier et électronique) ; assurer la transmission des informations aux services concernés.
- Agence Postale Communale : accueillir les clients, assurer la distribution des recommandés et colis en instance, la vente de timbres, l'affranchissement du courrier, ainsi que les opérations de dépôt et de retrait d'argent liquide pour les clients de La Banque Postale.
- Travaux administratifs et bureautiques : rédiger et mettre en forme les courriers, arrêtés municipaux et documents divers ; assurer le classement, l'archivage et la gestion des dossiers papier et numériques.
- Commandes et devis : émettre les bons de commande, enregistrer les demandes et assurer le suivi des devis et de leurs retours.
- Demandes administratives : enregistrer les réclamations des administrés, suivre les demandes et les solutions apportées en lien avec les personnes référentes.
- État civil et services à la population : traiter les demandes d'actes d'état civil et les démarches administratives associées ; participer à l'organisation et à la tenue des réceptions et cérémonies (mariages, baptêmes, etc.).
- Communication et affichage : assurer la gestion de la revue de presse communale et intercommunale, le suivi des affichages réglementaires et informatifs.
- Comptabilité : tenir à jour les tableaux de suivi des dépenses et recettes de fonctionnement et d'investissement.
- Services à la population : référent(e) du portage de repas et gestion des commandes associées ; assurer les inscriptions scolaires, les réservations de cantine et de garderie.
- Planification : mise à jour et suivi des agendas des élus et du service.
- Secrétariat : exécution de toutes autres tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de la mairie.
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