Adjoint au responsable de service population - référent état-civil et élections (h/f)

Vos missions en quelques mots Sous l’autorité de la responsable du service à la population, vous êtes en charge des missions suivantes : Assurer au quotidien, dans le respect des lois et textes en vigueur et de façon totalement polyvalente, les différentes missions dévolues à un officier d’état civil (recevoir, conserver, mettre à jour et délivrer les actes d’état civil). Vous êtes chargé d’assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, d’instruire les dossiers relatifs à l’état civil, et aux élections. Missions principales : ETAT CIVIL : • Saisir, instruire et suivre des demandes ou déclarations : naissances, reconnaissances, mariages, PACS, demande d’actes ou d'extraits d'état civil, livrets de famille, rectifications administratives, changement de prénom, changement de nom ; • Procéder aux auditions nécessaires (mariage, reconnaissance) • Mettre à jour les actes d’état civil (avis de mention) ; • Analyser et traiter les demandes parvenues par courrier, mail et par le biais des téléservices ; • Traiter les demandes de vérifications des données d'état civil (COMEDEC) ; • Légalisation de signature, certification conforme de copie ; • Assister aux mariages le samedi par roulement, quand nécessaire ; • Effectuer une veille sur l’état-civil international et transfrontalière. ELECTIONS : • Procéder aux inscriptions et radiations sur les listes électorales, ainsi qu’aux tâches annexes liées à la gestion des listes ; • Suivre les circulaires préfectorales ; • Préparer les réunions des commissions de révision des listes électorales et les suivre ; • Éditer les documents électoraux (tableaux rectificatifs, liste électorale) ; • Envoyer les cartes électorales ; • Préparer les scrutins et participer aux journées de préparation technique, logistique ainsi qu’aux journées d’élection ; • Jour de vote : renseigner et orienter des électeurs, vérifier les procès-verbaux de vote ; • Coordonner et piloter le recensement de la population ; MANAGEMENT (en l’absence de la responsable de service) : • Gérer l’équipe pour garantir la continuité du service ; • Faire appliquer les consignes et règlement de travail en vigueur dans la collectivité ; • Veiller à la réactivité des agents du service et à la qualité du service rendu. Profil recherché Profil recherché : • Titulaire de la Fonction Publique ; • Expérience similaire exigée ; • Connaissance de l’environnement territorial et des publics accueillis ; • Capacité à s'adapter à son interlocuteur et à anticiper les demandes ; Compétences attendues • Environnement institutionnel ; • Fondamentaux du droit de la famille ; • Fondamentaux du droit de la nationalité ; • Fondamentaux de l’IGREC ; • Règles communes à la rédaction des actes de l’état civil ; Savoir-faire • Disponibilité et sens du travail en équipe ; • Maîtriser open office et être capable de s'adapter aux logiciels métier (Siècle, Logitud, Soluvote, application ANTS, COMEDEC) ; Savoir être • Sens affirmé du service public ; • Excellente présentation ; • Polyvalence et flexibilité ; • Capacité à travailler en équipe ; • Capacité d’écoute ; • Rigueur, organisation et disponibilité ; • Autonomie ; • Discrétion ; Conditions : • Rémunération sur le cadre d’emploi des adjoints administratifs (cat.C) ou rédacteurs territoriaux (cat. B) ; • Prime mensuelle IFSE, prime de fin d’année ; • Chèques déjeuner, participation aux mutuelles labellisées après 6 mois d’ancienneté, prise en charge de la prévoyance par la collectivité pour les contrats de plus de 6 mois ; • Poste à temps complet 36h avec 6 jours de RTT, à pourvoir dans les meilleurs délais ;