Assistante agence btob h/f

À propos de nous

Proxiserve (3000 collaborateurs, 380 millions d'euros de CA) propose auprès des collectivités et des particuliers (habitat collectif social, habitat collectif privé, tertiaire), une gamme de services innovants pour installer, dépanner, réparer ou entretenir les "essentiels" de l'habitation dans les domaines de l'eau, du chauffage, de l'air et des énergies renouvelables.


Mission

Pourquoi nous rejoindre ?

Chez Proxiserve, la proximité et le travail d'équipe ne sont pas que des mots. Entreprise de service, leader dans la solution de l'habitat, nous intervenons aussi bien pour les bailleurs que pour les particuliers sur deux activités clés : la maintenance et les travaux.

Au sein de Proxiserve, l'Assistant(e) d'Agence n'est pas seulement un support administratif ; c'est le garant de la fluidité entre nos techniciens et les acteurs du logement social. En rejoignant notre équipe, vous jouez un rôle direct dans la qualité de service rendue aux bailleurs et à leurs locataires.


Votre Mission : Un rôle central et polyvalent


Rattaché(e) au responsable d'agence, Nelson, votre quotidien s'articule autour d'une gestion rigoureuse des flux d'informations et des interventions :


1. Planification et logistique technique :

* Organiser et gérer les interventions des techniciens (visites d'entretien et dépannages) en binôme avec le responsable d'équipe.

* Planifier les contrôles (chartes qualité, Qualigaz) et piloter les indicateurs de performance (avis de passage, production).

* Extraire les données nécessaires pour éditer les rapports d'activité destinés aux clients bailleurs et assurer la bonne tenue des dossiers (devis, contrats).


2. Relation client et gestion commerciale :

* Être l'interlocuteur(trice) privilégié(e) des chargés de clientèle bailleurs et des gardiens d'immeubles, et gérer les flux de courriels de l'agence.

* Réaliser un pré-diagnostic technique par téléphone pour optimiser les déplacements des techniciens.

* Assurer la facturation des prestations, le suivi des bons de commande et de la sous-traitance.


3. Support/Aide administratif & RH :

* Gérer l'administration du personnel de premier niveau (congés, visites médicales, astreintes) et intervenir en soutien sur la paie ou les déclarations d'accidents du travail.

* Piloter une partie du parc de véhicules de l'agence (suivi des entretiens, réparations, commandes et restitutions).

🧰 La boîte à outils du poste :

* Bureautique & ERP : Maîtrise d'Excel (extractions) et de Sage X3 (ventes/facturation).

* Logiciels métiers : Orion / Orion Sales (planification et suivi) et ADP (gestion RH).


Profil

Êtes-vous notre futur(e) Collaborateur/trice ?

Vous êtes reconnu(e) pour votre dynamisme, votre sens de l’organisation et votre capacité à gérer les priorités dans un environnement dynamique.

* Formation : Diplômé(e) d’un Bac à Bac+2 (type secrétariat, gestion de la PME, Support à l'Action Managériale).

* Logiciels et outils à maitriser : Excel, Orion, Sage X3 ventes, logiciel ADP

* Expérience : Vous justifiez d'une première expérience réussie sur un poste similaire, idéalement dans le secteur du bâtiment, de la maintenance ou des services.

* Compétences techniques : Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques (la maîtrise d'un ERP et de logiciels RH comme ADP est un plus).

* Savoir-être : Vous possédez un excellent relationnel et une fibre commerciale. Votre capacité d'écoute vous permet de désamorcer des situations pouvant être complexes au téléphone.

* Le petit plus : Une curiosité technique qui vous permettra de comprendre rapidement les métiers du chauffage, de la plomberie ou de l'électricité.

💰 Le "Package" Proxiserve

Nous récompensons votre engagement avec un package complet :

* Salaire fixe à partir de 2000€ brut.

* Prime de 13ème mois.

* Prime vacances.

* Prime quadrimestrielle d’objectifs.

* Carte déjeuner dématérialisée (participation employeur de 60%)

* Accord de participation.

* 12 jours de RTT par an.

* Mutuelle familiale, CSE (chèques Noël et Culture, chèques ANCV).

🌱 Un engagement durable

Nous intégrons les enjeux de demain : tri des déchets (ISO 14001) et conduite éco-responsable font partie intégrante de votre quotidien.

Chez Proxiserve, nous étudions toutes les candidatures à compétences égales, sans distinction de genre, d'âge, d'origine ou de handicap