Description du poste
Rattaché au Responsable du Département, le Superviseur coordonne en interne divers acteurs pour mener à bien la réalisation de projets en lien avec son périmètre dactivité. Il peut conduire de façon autonome certains projets ou chantiers. Il apporte appui à son manager dans le pilotage de lactivité en assurant le suivi de la bonne exécution des missions des différents acteurs et produit des rapports de suivi dactivité, selon la gouvernance mise en place au sein de sa filière.
Au sein du Département Facilities Management vous avez pour missions dassurer le suivi de limmobilier dexploitation (service aux occupants), de mettre en œuvre les obligations réglementaires en termes de sécurité, prévenir et gérer tout risque pour les collaborateurs et leurs lieux de travail.
ACTIVITES PRINCIPALES
Mise en place et suivi des prestations de service aux occupants
1. Vous coordonnez la mise en place de lexploitation FMI/FMO sur le bâtiment Flores (prestations gérées par CAICP)
2. Vous assurez le suivi de la prestation FMI (OPI, accueil, conciergerie, distributeur de boissons et snack, courrier)
3. Vous assurez le suivi de la prestation FMO (énergie, espaces verts)
4. Vous assurez un reporting régulier du suivi de la prestation Immobilier à votre hiérarchie
5. Vous élaborez en lien avec votre hiérarchie le budget immobilier annuel et vous mettez à jour la répartition des m2 par entité pour la facturation des loyers et charges
6. Vous transmettez mensuellement le suivi des charges privatives à la DAF
7. Vous validez les factures de loyers, charges et impôts ainsi que les factures de charges privatives
8. Vous participez aux réunions trimestrielles avec CAICP (finance, rapport dactivité) ainsi quau CSSCT-QVT
Coordination des prestations Sécurité / Sûreté
9. Vous mettez à jour les plans de prévention avec les prestataires
10. Vous recueillez et transmettez semestriellement à la DSS les tableaux dévaluation Sécurité-Sûreté des filiales étrangères du groupe CACEIS
11. Vous organisez les contrôles semestriels Sécurité-Sûreté avec lappui de la DSS
12. Vous participez à la mise à jour du Document Unique, élaboré par la DRH
13. Vous mettez à jour les habilitations aux zone daccès restreint
14. Vous gérez les problématiques liées à la gestion du contrôle daccès avec CAICP : traiter les demandes de badges et accès spécifique
15. Vous assurez le suivi financier de la prestation Sécurité/Sûreté et la facturation et assurez un reporting régulier du suivi de la prestation Sécurité/Sûreté à votre hiérarchie
16. Vous validez les factures de prestations Sécurité/Sûreté
17. Vous participez aux comités métiers Sécurité/Sûreté ainsi quau CSSCT-QVT
Mise en place des actions de sensibilisation / formation à la Sécurité / Sûreté
18. Vous organisez et cordonnez, en lien avec la DSS, le recrutement des équipes dévacuation et la mise en place de leur formation et les deux exercices annuels dévacuation
19. Vous organisez, en lien avec la DRH, les formations Sécurité-Sûreté à destination des collaborateurs
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